GDEBA

Gestión Documental Electrónica Buenos Aires

Preguntas frecuentes

Para obtener tu usuario GDEBA, deberás ponerte en contacto con el Administrador Local del Sistema (ALS) asignado a tu repartición. En el caso de olvidar tu usuario o contraseña, también tendrás que contactarte con el ALS. Si no sabés quien es el referente designado, por favor comunicate con la Mesa de Ayuda de GDEBA donde te facilitarán toda la información de contacto necesaria.

Para poder instalar los Drivers del Token USB, hay que ingresar a la página de Firma Digital, y dependiendo de la infraestructura del sistema operativo de la PC, tendré que descargar los correspondientes, ya sea Windows x32 (equivalente a x86) o Windows x64.
Una vez que selecciono el indicado, me descargará un archivo con extensión .zip o .rar, el cual debo descomprimir. Luego debo posicionar el mouse sobre el ícono que representa el instalador del Software, hacer clic derecho y “ejecutar como administrador”.

Los expedientes que se hayan caratulado antes de la obligatoriedad, podrán continuar tramitando en papel hasta su finalización. Tiene validez jurídica que los documentos que integran ese expediente papel, se realicen en GDEBA, luego se impriman y se adjunten al mismo.
Cabe destacar que los documentos que se le vayan a incorporar al expediente, deberán ser generados en GDEBA mediante la utilización del módulo GEDO, firmarse electrónica o digitalmente (según corresponda), imprimirse y agregarse al expediente papel.

El concepto de Repartición no es sinónimo de organismo sino que engloba a las dependencias que cuenten con rango de Dirección de Línea inclusive hacia arriba, como Dirección Provincial, Subsecretaría o Ministerio. Estamos acostumbrados a visualizar la estructura de la administración pública verticalmente, donde cada área funcional administrativa se va subdividiendo progresivamente en nuevas áreas, que se especializan en determinada función y que se mantienen subordinadas a la instancia inmediata superior. En cambio, dentro de GDEBA este esquema se entiende de forma horizontal, en donde un Ministerio, una Subsecretaría, una Dirección Provincial y una de línea se encuentran en el mismo orden jerárquico, y hacía abajo sólo encontraremos sectores.


El criterio para crear un usuario es incorporar la primera letra del primer nombre del agente y el apellido completo. En el caso del ejemplo de María Victoria Villareal, su nombre de usuario sería MVILLAREAL.
Si dicho nombre de usuario ya estuviera siendo utilizado por otro agente, se procederá a completar con la primera letra del segundo nombre, en este caso sería MVVILLAREAL.
Si el agente no contara con segundo nombre, se deberá intentar con la primera y segunda letra del primer nombre y así consecutivamente hasta agotar todas las letras del nombre. (MAVILLAREAL, MARVILLAREAL, MARIVILLAREAL, MARIAVILLAREAL).
Sólo si se agotan todas las opciones del primer nombre completando todas las letras y aún el nombre de usuario está siendo utilizado por otro agente, se procede a agregar un “1” a la primera opción mencionada.
En este caso, se verificará con el usuario MVILLAREAL1. Consecutivamente se utilizarán los números que se requieran.


Cuando un expediente se encuentra en formato papel, nos encontramos con el número de fojas o folios, que cuentan con un orden correlativo de incorporación de cada hoja. En cambio, en la plataforma GDEBA, dentro de un Expediente Electrónico se reemplaza el “número de folio” por el “número de orden”, que se le otorga a cada documento que integra el expediente para determinar el orden en que fue vinculado. Cabe aclarar que las hojas que integran esos documentos no estarán numeradas, sino solamente los documentos.

Desde el Escritorio Único en la solapa de “Datos Personales”, tengo la posibilidad de compartir mi buzón de tareas pendientes con otros usuarios. Para ello debo hacer click en el botón “Compartir mi buzón” y agregar el nombre de usuario al que le quiero permitir la visualización de mis tareas pendientes. A la persona que cargue en dicha solapa, le llegará una solicitud con mi petición y tendrán la posibilidad de aceptarla o rechazarla. Este usuario podrá visualizar exclusivamente el listado de mis tareas pendientes, sin tener la posibilidad de reasignarlas o eliminarlas.
Luego voy a poder ver en la subsolapa “Configuración visualizadores de mis buzones”, los usuarios que tengan acceso a mi buzón. En caso de querer agregar más usuarios podré hacerlo desde el botón “Alta Visualizador”. Por otra parte, de no seguir deseando que un usuario siga teniendo acceso a dicha información, desde la columna “Acción” puedo eliminarlos.
Los usuarios que tengan el permiso para la visualización de los buzones de tareas de otros usuarios, podrán acceder desde la solapa “Inicio” del Escritorio Único, subsolapa “Configuración de buzones”, haciendo click en la lupa de cada uno de los módulos.

Un archivo de trabajo funciona como complemento y a modo de consulta, por lo que no es oficial. En cambio, un archivo embebido forma parte del documento y es oficial.
Un archivo embebido es necesario que esté en el documento principal, por ejemplo, si se necesita autorización para que determinadas personas dentro de una dirección, asistan a una capacitación, se incluirá como archivo embebido la lista de personas que requieren la autorización.
En el caso de un archivo de trabajo, se utiliza como información aclaratoria del documento principal, por ejemplo el extracto de una ley a la que se está haciendo referencia en el contenido del documento.


Para visualizar los documentos que fueron incorporados como archivos embebidos, debemos descargar el documento oficial a nuestra computadora. A continuación, iremos a la carpeta donde hemos descargado el documento y lo abriremos con el Adobe Acrobat Reader. Al abrir el documento oficial, debemos hacer click en el clip que se encuentra en el margen izquierdo. Realizando esta operación se desplegará un apartado de “Archivos Adjuntos”, donde podremos descargar y visualizar el archivo embebido en el mismo formato en el que se subió al sistema GDEBA.
Si por el contrario, abrimos el documento directamente y visualizamos el documento oficial desde una ventana del explorador de internet, no nos permitirá tener acceso a los archivos embebidos. Por esta razón si deseamos visualizarlos, debemos siempre acceder desde la carpeta “Descargas” de nuestra computadora.


Sí, una comunicación oficial siempre tiene un destinatario, ya que es un documento comunicable. Estamos hablando de las Notas y los Memos. En cambio, los demás documentos generados en GEDO no tienen destinatario, y quedan archivados directamente en el RUDO.

Esta solapa sólo le aparecerá a los usuarios de GDEBA que pertenezcan al sector de Mesa de Entrada de la repartición. En el “Sector Mesa” figurarán las comunicaciones generadas como “Nota Externa”, dirigidas a organismos o personas externas a la Administración Pública provincial, y que no se encuentren registrados como usuarios de GDEBA. Los agentes que pertenezcan a este sector, deberán imprimir las “Notas Externas” y enviarlas por correo postal al domicilio indicado.

Si, se puede buscar un documento generado en otra repartición, siempre y cuando sepa el número GDEBA completo. Lo va a poder buscar desde la solapa “Consultas” del módulo de GEDO o CCOO.

El archivo de trabajo funciona sólo como un complemento informativo o aclaratorio del documento oficial, y no tiene validez jurídica, por lo cual no requiere firma.

Para que me pueda notificar del número GDEBA, debo tildar la opción “Quiero recibir un aviso cuando el documento se firme”. O si estamos hablando de una Comunicación Oficial (Nota o Memo), debo asignarme como destinatario oculto para recibir una notificación en mi Bandeja de Comunicaciones Oficiales.

El proceso de firma conjunta es secuencial, y es de acuerdo al orden en que se carguen los firmantes en el documento. Cada uno de los firmantes de la Firma Conjunta, puede tener un usuario revisor, el cual se completa en la solapa de “Datos personales” del Escritorio Único. En caso que el agente no tenga asignado un usuario revisor, se puede escoger un revisor en el momento de la carga de usuarios firmantes para ese documento particular.

1. El usuario productor del documento agrega al agente A en primer lugar y el agente B en segundo lugar. Si los usuarios tuvieran asignados sus usuarios revisores de firma conjunta, se cargarían de manera automática. En caso de no tener cargado un revisor, el sistema solicita que cargue uno para ese documento particular.
2. El primero en recibir la notificación es el revisor del agente A, una vez revisado lo envía automáticamente al usuario A para la firma.
3. El agente A recibe el archivo, lo firma y automáticamente el sistema lo enviará al revisor del agente B.
4. Una vez que el revisor supervisa el documento lo envía al agente B haciendo clic en la opción enviar a firmar.
5. El agente B firma el documento recibido, y ahí se genera el número GDEBA del documento.
6. El usuario que inició el documento de firma conjunta, una vez finalizada la secuencia anterior, recibe un aviso de que el documento fue firmado y su correspondiente número GDEBA.

En el caso de que algún firmante rechace la firma, el proceso será igual ya sean dos o tres los firmantes asignados. El documento una vez rechazado volverá al revisor inmediato de quien rechazó la firma, y luego volverá al primer revisor para que el proceso de firma se inicie de nuevo una vez realizados los cambios.

Un documento reservado, podrá ser visualizado por aquellos usuarios que fueron cargados como “Usuarios Reservados” y por aquel que firmó el documento. Ambos tendrán la misma facultad de visualizarlo o descargarlo.

Un pase paralelo está dirigido a dos o más destinatarios, sean usuarios o sectores. Esta opción se habilita sólo cuando el expediente se encuentra en estado de tramitación. El usuario que envía la tarea de “Pase Paralelo” conserva el control del expediente y puede recuperarlo en cualquier momento que lo desee. El agente receptor podrá trabajar en el expediente pero sólo podrá realizar un pase a quien se lo envió.

La solapa “Asociar expediente” se utiliza para relacionar uno o más expedientes con el actual, pero sólo como consulta. Dado que el expediente asociado es sólo a modo de consulta, no se puede acceder al mismo por la solapa Documentos sino que debemos acceder por la solapa “Asociar Expediente”. Si el expediente asociado no se encuentra en nuestro poder, lo podemos buscar a través del número GDEBA desde la solapa “Consultas” del módulo Expediente Electrónico.

No, ya que aquellos expedientes que participan de una fusión o una tramitación conjunta no pueden ser asociados.

La solapa Tramitación Conjunta permite la vinculación de un grupo de expedientes durante un tiempo sin que pierdan su individualidad, y pueden ser desvinculados en cualquier momento.
Sólo se permite la incorporación de expedientes que estén bajo el control del usuario y las operaciones se realizan en el expediente cabecera, y se replican automáticamente en los demás que pertenecen a la Tramitación Conjunta.

Para modificar una carátula se requiere un permiso adicional, y no deben haber pasado más de 20 días de la caratulación del expediente. El único campo que voy a poder modificar de la carátula, es la “Descripción adicional de trámite”.

La fusión permite agrupar varios expedientes en uno que queda como cabecera. Los expedientes a fusionar deben estar bajo el control del usuario y tener el mismo estado que el de cabecera. Una vez fusionados, pierden la individualidad y no puede deshacerse la fusión. Para realizar la acción debemos ir a la solapa de “Fusión” y agregar el número GDEBA del expediente que deseamos fusionar. Luego es necesario confirmar la fusión, haciendo click en el botón que permite esta opción.

Cuando hago el pase paralelo, para volver a adquirir el expediente debo hacerlo desde la solapa de tareas en paralelo. Una vez que el expediente llega a la solapa de Mis Tareas debo hacer clic en “Realizar pase” y luego aceptar el pase a mí mismo. De esta manera, si sigo esta mecánica con el expediente adquirido de ambos usuarios, éste volverá al estado de tramitación en mi buzón de tareas.

Puedo vincular el mismo documento a varios expedientes electrónicos, excepto que sea un documento generado desde la opción “Iniciar Documento GEDO” dentro de un expediente. Ese documento estará vinculado únicamente al expediente en el que se hizo el documento, y no podrá ser asociado a otro expediente.

Los expedientes fusionados se podrán consultar a través del expediente cabecera en la solapa “Fusión”, o individualmente, desde la solapa “Consultas”.

Sí puedo, pero no podré desvincularlo una vez realizado el pase.

El documento no queda vinculado, y en el momento de volver a abrir el expediente, habrá que volver a vincularlo.

Salir sin pase, permite salir del expediente y conservar los cambios realizados, sin embargo si salimos del expediente haciendo click en el botón cancelar, los cambios efectuados no quedan guardados.

Una caratulación Interna se genera a partir de una solicitud de la administración pública provincial, en cambio la caratulación externa proviene de un requerimiento de una persona u organismo ajeno a la administración pública.